HUISHOUDELIJK REGLEMENT: nieuw 01-10- 2025
voor het gebruik van de zalen 't Vijverdal en Kerkeboomgaard
1. Doelgroep en toepassingsgebied
Wie kan een aanvraag indienen:
- Natuurlijke personen, als particulier of namens een feitelijke vereniging, en organisaties met rechtspersoonlijkheid;
- Welke zalen vallen onder de toepassing van dit reglement
a. Zaal 't Vijverdal;
b. Zaal Kerkeboomgaard;
De volgende activiteiten zijn uitgesloten:
a. Activiteiten die strijdig zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden;
b. Activiteiten die in het algemeen of in een bepaalde zaal een groot risico op schade of overlast inhouden;
c. Sportactiviteiten die intensief zijn voor de vloer.
2. Financiële vergoeding
De tarieven en eventuele andere vergoedingen die aan het gebruik van een zaal verbonden zijn, worden bepaald in het tariefplan.
. 3. Algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden
De algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden gelden voor de zalen en de bijhorende plaatsen (gangen, toiletten, buitenruimtes, enz.).
De aanvrager kan bij de overhandiging van de sleutel(s) of op een ander moment verzocht worden om een document met de meest relevante bepalingen voor kennisname te ondertekenen. De aanvrager die dit document niet ondertekent, is toch gebonden door de toepasselijke verplichtingen en gebruiksvoorwaarden.De eventuele aangestelden en deelnemers aan de activiteit van de aanvrager moeten deze bepalingen ook naleven. De aanvrager zorgt hiervoor.
Praktische afspraken omtrent het gebruik van de zaal en de bijhorende plaatsen (zoals sleutelbeheer, gebruik van het aanwezige materiaal, opstelling, inrichting en decoratie, schenken van dranken, serveren van eten, leveringen, enz.) verlopen via de zaalverantwoordelijke. De aanvrager is verantwoordelijk voor de naleving van deze afspraken en desgevallend ook de richtlijnen op technische fiches en handleidingen.
De zaal mag enkel en alleen gebruikt worden voor de activiteit zoals beschreven in de bruikleenovereenkomst en waarvoor het gebruik werd toegestaan.
De aanvrager kan het gebruik van de zaal en de bijhorende plaatsen niet afstaan aan derden, tenzij VZW Vijverdal hier schriftelijke toestemming voor heeft gegeven. Ook dan blijft de aanvrager zelf verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen en gebruiksvoorwaarden.
Verantwoordelijkheden van de aanvrager:
a. Zorgen voor alle nodige vergunningen en toelatingen (bv. SABAM) en naleving van alle andere wettelijke en reglementaire verplichtingen (bv. voedselvoorschriften bij het bereiden van maaltijden);
b. Waken over de strikte naleving van alle veiligheidsnormen opgelegd door de toepasselijke regelgeving, de brandweer en/of de politie van de Gemeente Merchtem. Dit betekent onder meer het volgende:
1) Het maximum aantal toegelaten personen wordt nooit overschreden;
2) Alle uitgangen moeten effectief gebruikt kunnen worden tijdens de activiteit: er wordt geen materiaal voor de uitgangen geplaatst en de uitgangen zijn niet op slot;
3) Brandblusapparaten en evacuatieplannen worden niet verplaatst en moeten altijd duidelijk zichtbaar blijven;
4) Gasflessen worden niet in het gebouw binnengebracht;
5) Er wordt geen rookinstallatie gebruikt;
6) Er wordt geen vuur gemaakt;
7) Alle mogelijke voorzorgsmaatregelen worden genomen om brand(gevaar) te vermijden.
c. Waken over de strikte naleving van het rook- en dampverbod in de zaal en het gebouw, en desgevallend ook op de bijhorende plaatsen daarbuiten (bv. terras);
d. Bewaren van sleutel(s),de aanvrager mag deze niet doorgeven aan derden of bijmaken. Bij verlies kan VZW VIJVERDAL de kosten voor het aanmaken van nieuwe sleutels en het vervangen van sloten verhalen op de aanvrager;
d. Vermijden van overlast (bv. geur- of geluidshinder) in het gebouw en op de bijhorende plaatsen daarbuiten (bv. terras);
e. In geval van nood, incidenten, defecten of beschadiging tijdens of naar aanleiding van de activiteit: onmiddellijk contact opnemen met de zaalverantwoordelijke en de hulpdiensten inschakelen als dit nodig is.
Dit betekent onder meer het volgende:
a. Het materiaal van VZW VIJVERDAL blijft in de zaal of het gebouw en wordt niet naar buiten verplaatst. Materiaal dat binnen wordt verplaatst, wordt na afloop van de activiteit meteen op de oorspronkelijke plaats teruggezet (eventueel volgens het inrichtingsplan van de zaal).
b. De aanvrager staat zelf in voor decoratie en eventuele technische of logistieke voorzieningen die nodig zijn voor de activiteit. Er wordt niets verankerd aan de wanden, plafonds, deuren, zuilen of vloer.
c. Het poetsen van de zaal en het sanitaire blok gebeurt door de zaalverantwoordelijke. De keuken moet steeds gekuist worden door de gebruiker. Voor deze dienst wordt altijd een vergoeding aangerekend (cfr. tariefplan).
Enkel de leden-verenigingen kunnen hierop een afwijking krijgen mits eenvoudig verzoek.
Na gebruik van de zaal door een gebruiker of een externe organisatie is deze dus verantwoordelijk voor :
- Het reinigen van de keuken, inclusief de keukentoestellen, alsook de ruimte van de vaste toog en materiaal met tapinstallatie en barkoelkasten
- het reinigen en terugplaatsen van het meubilair;
- het afwassen en afdrogen van porselein, glazen en bestek;
- het leegmaken van de frigo's volgens de richtlijnen opgegeven door de zaalverantwoordelijke;
- het uitborstelen van de zaal en de sanitaire ruimtes;
- het sluiten van alle ramen en deuren en het doven van alle verlichtingen;
- het sorteren en verwijderen van ALLE afval.
- ALLE vuilbakken leegmaken en het afval wordt verplicht meegenomen door de gebruiker.
Na ieder gebruik van de zaal door een lid-vereniging wordt:
- de zaal telkens geborsteld en gekuist met water en natte dweil;
- de sanitaire blokken worden gekuist met water en de urinoirs worden gereinigd;
- de keuken wordt grondig gekuist met water en zeep teneinde een optimale hygëine voor de volgende gebruiker te waarborgen. Dit gebeurt eveneens voor de gebruikte keukentoestellen.
Indien de schoonmaak niet of onvoldoende gebeurde, dan worden de gebruikte ruimtes en het gebruikte materiaal schoongemaakt op kosten van de aanvrager (cfr. tariefplan)
d. De aanvrager zorgt ervoor dat afval en zelf meegebracht materiaal meteen na de activiteit (en alleszins vóór het einde van het toegestane gebruik) verwijderd wordt. Indien VZW VIJVERDAL achtergelaten afval en/of materiaal dient te verwijderen, zal hiervoor een kost worden aangerekend.
e. Na gebruik zorgt de aanvrager voor het doven van de lichten, het zorgvuldig afsluiten van de zaal en het gebouw. De aanvrager brengt de sleutel(s) terug op het afgesproken moment naar de afgesproken plaats (brievenbus zaalverantwoordelijke).
4. Drankgebruik
Gelet op het contract met de drankenleverancier zijn de gebruiker of de leden/de verenigingen verplicht alle dranken af te nemen van de VZW VIJVERDAL. De dranken die algemeen beschikbaar zijn, zijn opgenomen in het tariefplan (als integraal deel van deze bruikleenovereenkomst). Er worden uitzonderingen gemaakt voor koffie, thee, wijnen, mousserende wijn en fruitsap. Er worden in geen geval dranken geschonken waarvan het alcoholgehalte de 16° overschrijdt.
Met de zaalverantwoordelijke kunnen aanvullende drankmerken worden afgesproken en besteld, voor zover ze leverbaar zijn door de vaste drankenleverancier.
De zalen beschikken over een normale voorraad aan courante dranken in het kader van de uitvoering van het exclusiviteitscontract met de leverancier. Indien nodig kan de gebruiker of het lid/de vereniging bij voorbaat de gewenste voorraden bespreken met de zaalverantwoordelijke. De VZW VIJVERDAL kan echter nooit verantwoordelijk worden gesteld voor een eventueel ontoereikende voorraad tijdens de activiteit.
De prijzen van de dranken zijn opgenomen in het bijgevoegde tariefplan en kunnen worden aangepast aan de geldende marktevolutie.
De tapinstallatie wordt bediend door een tapper naar keuze die verantwoordelijk is voor de correcte gang van zaken achter het buffet. Bij problemen met de tapinstallatie of met de kwaliteit van de voorradige dranken moet steeds de zaalverantwoordelijke worden verwittigd.
Bij niet-naleving van de voornoemde regels zal een schadevergoeding worden opgelegd ten bedrage van minimum de waarde van het voorschot.
5. Aanvraag en annulering
Aanvraag
a. Aanvragen worden ingediend via de website die de VZW VIJVERDAL hiervoor ter beschikking stelt.
b. De aanvrager ontvangt een bevestiging van de aanvraag per e-mail.
c. Door het indienen van de aanvraag verklaart de aanvrager zich volledig akkoord met dit reglement.
d. De aanvrager verbindt zich ertoe de VZW VIJVERDAL onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging die relevant is voor diens aanvraag (bvb. adreswijziging).
Beschikbaarheid en toezegging van ingebruikname
a. Enkel volledige en correct ingediende aanvragen worden behandeld.
b. De VZW Vijverdal en/of de zaalverantwoordelijke beslist over het al dan niet toestaan van de ingebruikname.
c. Deze beslissing wordt via e-mail of per brief meegedeeld aan de aanvrager.
Annulering
a. De aanvrager kan de aanvraag annuleren via de zaalverantwoordelijke die wordt vermeld in de e-mail of brief waarin het gebruik werd toegestaan. De aanvrager ontvangt een bevestiging van de correcte annulering, hetzij elektronisch, hetzij per brief.
b. Bij correcte annulering, ten laatste 30 dagen voor de geplande datum van ingebruikname, is er geen vergoeding verschuldigd.
c. De VZW VIJVERDAL kan in uitzonderlijke gevallen, bij bewezen overmacht, beslissen dat de aanvrager geen annuleringskosten verschuldigd is.
6. Verzekering
De zalen zijn door de VZW VIJVERDAL verzekerd tegen brand en aanverwante risico's.
De VZW VIJVERDAL en haar verzekerende maatschappijen verzaken aan alle verhaal dat zij uit hoofde van voormelde polis eventueel gerechtigd zouden kunnen zijn uit te oefenen tegen de occasionele gebruiker, het geval van een zware of opzettelijke fout (kwaadwilligheid) uitgesloten en voor zover de gebruikers hun aansprakelijkheid niet hebben laten verzekeren en op voorwaarde dat, bij wijze van wederkerigheid, de gebruikers en hun respectievelijke verzekeraar(s) eveneens afstand doen van alle verhaal dat zij bij een schadegeval zouden kunnen uitoefenen tegen de VZW VIJVERDAL, alsmede tegen haar verzekerende maatschappijen.
7. Aansprakelijkheid
Wanneer de aanvraag wordt ingediend namens een feitelijke vereniging, dan verbindt de natuurlijke persoon die de aanvraag indient zich persoonlijk.
VZW VIJVERDAL kan de aanvrager aanspreken voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de niet-naleving van dit reglement, of van diens fout of onzorgvuldigheid bij het gebruik van de zaal en de bijhorende plaatsen. VZW VIJVERDAL kan ook derden aanspreken voor eventuele contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.
Tenzij anders is bepaald, draagt VZW VIJVERDAL zelf geen enkele verantwoordelijkheid voor de activiteiten van de aanvrager, eventuele aangestelden en deelnemers, en de schade die hier rechtstreeks of onrechtstreeks uit zou kunnen volgen.
8. Controle
Indien VZW VIJVERDAL dit noodzakelijk acht voor de beoordeling van een aanvraag, kunnen bijkomende inlichtingen ingewonnen worden bij de aanvrager of bij derden.
VZW VIJVERDAL kan steeds controle uitoefenen op het gebruik van de zaal.
9. Sancties
Bij niet-naleving van dit reglement kan VZW VIJVERDAL de activiteit in de zaal onmiddellijk laten stopzetten.
VZW VIJVERDAL kan op basis van een of meerdere inbreuken beslissen om het gebruik van zalen door de betreffende aanvrager te weigeren voor een periode van maximum twee jaar.
10. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 november 2025.
